Senin, 09 November 2020
Teman-teman yang punya email, terutama yang kerja kantoran, pasti familiar dengan Microsoft Outlook kan? Nah di coretan ini saya ingin share beberapa "rahasia" atau menu-menu yang jarang kita tahu dari Microsoft Outlook. Cekidot. Oh iya kalau gambarnya kurang jelas, diklik saja ya.
Quick Part memungkinkan kita untuk menyimpan format email yang biasa kita gunakan untuk dimasukkan dalam email kita. Contohnya bagian penutup email bisa kita simpan dalam quick part ini (walaupun sebenarnya bisa menggunakan menu signature). Pada intinya apa yang sering kita tulis bisa kita simpan dalam quick part ini. Caranya adalah, saat kita compose mail, blok tulisan yang akan kita simpan, lalu ke menu insert > Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Untuk menggunakan template quick part yang sudah kita simpan, bisa menggunakan cara sesuai di gambar.
Tampilan preview list email kita yang saat ini kita gunakan di Outlook, sebenarnya bisa kita ubah-ubah loh. Untuk tampilan preview emailnya bisa dipilih dari 1 line, 2 line, atau 3 line, atau kita bisa juga matikan tampilan ini (tidak ada preview isi email).
Launch Folder artinya folder email default yang akan ditampilkan saat pertama memunculkan tampilan outlook. Biasanya yang kita pertama kali buka adalah inbox, tapi sebenarnya kita bisa ubah sesuai mau kita dengan ke menu outlook options, di bagian Advanced, cari bagian Outlook start and Exit. Di sana bisa kita temukan settingan Launch Folder.
Ini mungkin sering kita butuhkan ketika kita akan cuti, atau tidak bisa masuk kantor karena urusan di luar kerjaan. Bisa kita setting dari tanggal kapan sampai kapan, juga bisa kita bedakan email yang keluar organisasi kita dan yang untuk internal organisasi kita (based on domain).
Ini salah satu yang jadi andalan saya, karena seringkali ada kebutuhan melihat kalendar dan melihat email di saat bersamaan, dimana ketika dalam 1 window, saya tidak bisa mengaksesnya sekaligus. Untuk itu kita bisa siasati dengan New Window, jadi satu window buat lihat list preview email, satunya lagi untuk cek kalender.
Delay Delivery berarti kita bisa setting email yang akan kita kirimkan tidak harus langsung terkirim, tapi untuk waktu yang kita tentukan sendiri di masa yang akan datang, dengan menggunakan Delivery Option: Do not deliver before.
Apa yang kita cari menggunakan search, bisa kita simpan sebagai salah satu shortcut folder loh, biar nggak perlu ngetik search nya lagi.
Quick step adalah cara cepat yang digunakan untuk mengakses beberapa action email saat kita melihat view list email. jadi dengan quick step, kita bisa tinggal klik kanan, lalu pilih quick step yang kita define. Contohnya, dari email yang kita pilih, kita klik kanan dan pilih icon folder PAS (quick step yang didefine: pindahkan email ke folder PAS)
Ini untuk mengetahui mailbox size kita yang tersimpan di server. Tinggal ikuti cara yang di atas.
Open Calendar yang bukan punya kita, tapi punya orang lain yang masih dalam satu organisasi dengan kita. Bisa dilakukan dengan cara di atas.
Flagged mail artinya email email yang ditandai sebagai email yang perlu difollow up, kita perlu menentukan kapan kita follow up email tersebut. untuk mengakses semua flagged email, bisa dilakukan cara di atas (di bagian search bisa dipilih Search Flagged email)
Sebenarnya email yang ditampilkan di outlook, ada penampungnya. semua tersimpan dalam file pst. kita juga bisa membuka file email ini dengan cara Open Other Mail Data seperti gambar di atas.
Demikian sharing dari saya mengenai fitur-fitur di Outlook yang mungkin kalian baru tahu, atau juga sebagian dari kalian sudah tahu juga. Semoga bermanfaat.
